Neue Anforderungen an zeitgemäße Vergabeverfahren
Nicht nur das (Vergabe)Recht und die Rechtsprechung dazu ändert sich ständig. Auch die Märkte sind in Bewegung. Viele öffentliche Auftraggeber haben es schon gespürt. Die Auftragsbücher der Bieter sind voll; die Angebote auf öffentliche Ausschreibungen werden rar. Oder wesentlich teurer, als es zuvor seriös abgeschätzt werden konnte. Mit diesen 2 Maßnahmen für zeitgemäße Vergabeverfahren können Sie darauf reagieren:
- Schaffen Sie mehr Wettbewerb, indem Sie die Vergabeverfahren einfacher gestalten und so die Hemmschwelle der Bieter für eine Teilnahme senken. Hierfür gibt es einen ganzen Werkzeugkasten möglicher und vergaberchtskonformer Maßnahmen, z.B.:
- Direktansprache potentieller Bieter
- Klare Struktur der Vergabeunterlagen
- Entrümpeln Sie Ihre (gewachsenen aber nicht mehr übersichtlichen) Vergabeunterlagen
- Aktive Ansprache der Bieter in kurzen verständlichen Sätzen (kein Juristendeutsch)
- Ergänzen Sie Ihre Vergabeunterlagen um eine Kurzanleitung
- Denken Sie daran, dass auch das perfekt vorbereitete Vergabeverfahren am Markt scheitern kann. Z. B., wenn die Angebote einfach zu teuer sind. Planen Sie darum von Anfang an eine Exit-Strategie mit ein. Ein Baustein hierfür ist die ordnungsgemäße Ermittlung des voraussichtlichen Auftragswertes. Denn wenn Sie hierbei Fehler machen, können Sie die Ausschreibung nicht mehr (kostenneutral) aufheben. Und zu einer ordnungsgemäßen Ermittlung des Finanzbedarfs zählt immer ein Sicherheitszuschlag, wie das OLG Düsseldorf kürzlich in seinem Beschluss vom 29.08.2018 ( Verg 14/17) entschieden hat. Die Höhe dieses Sicherheitszuschlages hängt vom Einzelfall ab. Mein Tipp: Mit einem Sicherheitszuschlag zwischen 10-20% sollten Sie im Normalfall auf der sicheren Seite sein. Wenn auch Ihre Dokumentation hierfür vollständig ist.
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